Intern kontroll

Den interna kontrollen är en process som syftar till att ge en rimlig försäkran om att koncernens strategiska och ekonomiska mål uppfylls.  Inom Konecranes-koncernen utgör den interna kontrollen en väsentlig del av koncernens förvaltnings- och ledningssystem. Kontrollen fullföljs av styrelsen, ledningen och Konecranes personal.   Ansvaret för hur den interna kontrollen ordnas i praktiken ligger hos den verksamma ledningen.   Såväl styrelsen som styrelsens revisionsutskott följer med den interna kontrollen, utvärderar funktionsdugligheten och säkerställer att kontrollen har ordnats på ett ändamålsenligt sätt.

Konecranes interna kontroll baserar sig på företagets värden: tilliten till människor, den totala satsningen på service och varaktig lönsamhet. I den interna kontrollmiljön ingår Konecranes principer, anvisningar, processer, operationsmodell och därmed förknippade organisationsstrukturer. Dessa hjälper ledningen och i sista hand styrelsen att säkerställa att de mål som har ställs upp nås och att affärsverksamheten bedrivs etiskt och i enlighet med alla tillämpliga lagar och bestämmelser.  Med hjälp av den interna kontrollen strävar företaget också efter att säkerställa att företagets egendom förvaltas ansvarsfullt och att den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig.

I koncernen har anvisningar och principer upprättats om bl.a. etiska principer (code of conduct), iakttagande av konkurrensrättsliga bestämmelser, insiderfrågor, säkerheten i arbetet, kvalitets- och miljöfrågor. Bolaget främjar iakttagande av koncernanvisningarna genom att informera om anvisningarnas innehåll och genom att ordna utbildning.

Målen i anslutning till affärsverksamheten, de åtgärder som behövs för att målen ska nås och nyckeltalen som uppföljningen förutsätter tas fram, godkänns och delges i samband med den årliga planeringsprocessen. Måluppfyllelsen följs upp månadsvis i uppföljningsprocesserna för affärsområdena och regionorganisationerna. Personalens individuella mål för det kommande året fastställs i samband med de årliga utvecklingssamtalen.

Riskidentifieringen och riskbedömningen utgör en väsentlig del av de grundläggande förutsättningarna för den interna kontrollen. De risker som utgör hot för måluppfyllelsen måste identifieras och bedömas för att kunna hanteras. Uppföljningen av riskerna och riskhanteringen sker på olika nivåer inom koncernen: på koncern-, affärsverksamhets-, bolags- och individnivå. Affärsområdena och regionorganisationerna ansvarar för att utarbeta verksamhetsplaner som omfattar de viktigaste riskerna.

Den interna kontrollen i anslutning till ekonomin och den administrativa översynen är en integrerad del av Konecranes-koncernens affärsverksamhets- och kontrollprocesser. Alla juridiska enheter och affärsverksamhetsenheter har en egen controllerfunktion. Företrädarna för controllerfunktionerna deltar både i planeringen och i utvärderingen av enhetens verksamhet.   De ansvarar för att ledningen underrättas om verksamhetsresultatet avviker från planerna, de analyserar orsakerna till avvikelserna och lägger fram förslag till korrigerande åtgärder. Controllerna säkerställer även att månads- och delårsrapporteringen motsvarar koncernens förfaringssätt och anvisningar och att all finansiell rapportering tas fram i enlighet med den tidtabell som koncernen har fastställt. Koncernens ekonomiavdelning ansvarar centralt för tolkningen och tillämpningen av bokslutsstandarderna.   Anvisningarna om rapporteringen (bl.a. Controller’s manual) uppdateras enligt behov och ses över minst en gång per år.

Konecranes-koncernen har en intern revisionsfunktion vars uppgift är att följa med och utvärdera effektiviteten hos företagets riskhantering och den interna kontrollen, övervaka att koncernanvisningarna följs och ge rekommendationer för hur den interna kontrollen ska kunna förbättras. Den interna revisionen planerar sitt arbete i samverkan med revisionsutskottet som också godkänner årsplanen för den interna revisionen. De anställda har även möjlighet att ge respons till ledningen eller direkt till den interna revisionen och informera om tvivelaktig verksamhet som de har observerat.