Mit dem Online-Tool oneBuy aus rund 90.000 Artikeln wählen
Einfach und schnell einkaufen: Konecranes, einer der weltweit führenden Kran- und Hebezeughersteller, setzt beim indirekten Einkauf auf E-Procurement. Das SAP-kompatible Online-Tool heißt oneBuy. Vorteil: Mitarbeiter können jetzt alle Waren über eine Plattform bestellen. Das schafft Transparenz und senkt die Kosten.
Markus Roßkopf schaut auf seinen Bildschirm, klickt noch zwei Mal auf die Maus – und der neue Toner für den Drucker ist im Warenkorb. Für die Bestellung braucht er heute nur noch einen Bruchteil der Zeit. „Alles, was wir firmenintern benötigen wie Werkzeuge, Sicherheitskleidung oder Büromaterial, haben wir bislang telefonisch, per Fax oder E-Mail bestellt“, zählt er frühere Vorgehensweisen der indirekten Beschaffung auf, „teilweise haben wir auch in Online-Shops oder im Laden eingekauft – es gab weder einheitliche Prozesse noch Transparenz.“
Markus Roßkopf, Leiter des Einkaufs bei Konecranes in Deutschland, hat sich viel vorgenommen. „Unsere Mitarbeiter an bundesweit 20 Standorten sollen schnell und einfach Werkzeuge, Bürobedarf, Arbeitskleidung und vieles mehr bestellen können.“ Primäres Ziel ist, die Kosten der Beschaffung zu senken. Denn Konecranes, einer der weltweiten Marktführer für Kran- und Hebetechnik mit Hauptsitz in Finnland, will nicht nur mit seinen Kranen, Staplern und Serviceleistungen bei Kunden für mehr Effizienz sorgen. Markus Roßkopf: „Produktivität ist nicht nur bei unseren Kundenlösungen gefragt, sondern auch bei unseren eigenen Einkaufsprozessen.“ Die Anforderungen sind klar. Konecranes will die Beschaffungsprozesse vereinheitlichen und transparenter machen.
„Wir geben für den indirekten Einkauf weltweit jährlich einen dreistelligen Millionenbetrag aus“, sagt Demo Scordialo, Geschäftsführer von Konecranes in Deutschland, „davon wollen wir in den kommenden Jahren einige Millionen Euro einsparen.“ Gemeinsam mit Accenture entwickelte Konecranes ein entsprechend ausgefeiltes E-Procurement-System. „Die Idee war, ein einfaches und intuitives Tool zu entwickeln, mit dem wir alle im Unternehmen verwendeten Produkte zu vereinbarten Konditionen bestellen können“, erläutert Markus Roßkopf.
Mit oneBuy in wenigen Klicks zur Bestellung
Die Lösung heißt oneBuy. Mit nur wenigen Klicks können jetzt Konecranes-Mitarbeiter aus insgesamt rund 90.000 Artikeln bestellen, darunter rund 85.000 Werkzeuge sowie Büromaterial und -möbel, EDV-Zubehör, Arbeitskleidung und individuelle Schutzausrüstung. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend – der Prozess im Einzelnen: Der Mitarbeiter legt in oneBuy einen Warenkorb an und wählt die gewünschten Artikel per Mausklick aus. Produktbeschreibungen, Abbildungen und Suchfunktionen erleichtern die Auswahl. Um den Bestellprozess zu vereinfachen, kann der Mitarbeiter zudem eine Shopping Liste einrichten, die ihm häufig gekaufte Waren anzeigt. Nach der Auswahl durchläuft der Warenkorb ein Freigabeverfahren:
Nachdem der Mitarbeiter den Warenkorb angelegt hat, speichert er diesen; damit erhält automatisch der Vorgesetzte eine E-Mail samt Link zum Warenkorb. Erst seine Freigabe erzeugt die Bestellung und übermittelt sie elektronisch an den Lieferanten. Nachdem der Mitarbeiter die Ware erhalten hat, prüft er sie und bestätigt den Eingang in oneBuy.
„Um die Rechnungsangelegenheiten kümmert sich unser oneBuy-Supportdesk mit Mitarbeitern von Accenture“, sagt Markus Roßkopf. „Die monatlichen Sammelrechnungen aller Lieferanten gehen in elektronischer Form direkt an das Supportdesk. Dort wird geprüft, ob eine Bestellung vorhanden, der Wareneingang kontrolliert sowie gebucht ist und die Lieferung zu den vereinbarten Konditionen erfolgte. Der gesamte Rechnungsprüfungsprozess ist wesentlich effizienter, auch mit dem Effekt, dass keine Skontofristen mehr verstreichen. Das Supportdesk steht zudem allen Mitarbeitern für Fragen rund um oneBuy zur Verfügung.“ oneBuy vereint mehrere Vorteile: Konecranes verbessert damit die Produktivität seiner Beschaffungsprozesse und verringert den Verwaltungsaufwand. Zudem ermöglicht oneBuy mehr Transparenz. Alle Einkaufsdaten sind jetzt in einem Tool gebündelt.
Kosteneinsparung im Einkauf gelungen
Das Einkaufstool ist Teil des oneBuy-Gesamtprojektes rund um den kompletten indirekten Einkauf und seit Dezember 2010 bei Konecranes in Finnland, den USA sowie Deutschland online. Newsletter, Videos und Mailings für Mitarbeiter begleiteten die Einführung. Markus Roßkopf hat an allen deutschen Standorten Kollegen geschult. „Sie sind zufrieden, dass sie jetzt Materialien mit geringem Aufwand bestellen können“, resümiert der Einkaufsleiter. „Zudem konnten wir bereits die Kosten bei bestimmten Warengruppen um bis zu 14 Prozent senken.“
Konecranes hat mit oneBuy noch viel vor. 2012 ist geplant, das Warensortiment weiter zu ergänzen. Zudem steht das „Go live“ in China, Großbritannien, Frankreich und Schweden an. Markus Roßkopf: „Unser Ziel ist es, dass unsere Mitarbeiter wirklich alles über oneBuy bestellen können, was sie für ihre Arbeit benötigen – effizient, schnell und wirtschaftlich. Dafür setzen wir uns mit Leidenschaft ein.“
„Unser Ziel ist es, dass unsere Mitarbeiter wirklich alles über oneBuy bestellen können, was sie für ihre Arbeit benötigen – effizient, schnell und wirtschaftlich“, sagt Markus Roßkopf, Einkaufsleiter bei Konecranes in Deutschland.
