Tilinpäätösraportoinnin sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Tilinpäätösraportoinnin sisäisen valvonnan tarkoituksena on antaa kohtuulliset takeet tilinpäätösraportoinnin luotettavuudesta ja siitä, että ulkoisiin tarkoituksiin laaditut katsaukset ovat yleisesti hyväksyttyjen laadintaperiaatteiden, voimassa olevien lakien ja määräysten sekä muiden listayhtiöitä koskevien vaatimusten mukaisia. Riskienhallinta on ensisijaisen tärkeä osa yrityksen toimintaa. Konsernin riskienhallinnan periaatteet muodostavat riskienhallinnan peruspuitteet, mutta jokainen konsernin yhtiö tai liiketoimintayksikkö on vastuussa omasta riskienhallinnastaan. Tätä periaatetta noudatetaan myös tilinpäätösraportoinnin riskienhallinnassa.

Rahoitusriskien hallinta on kuvattu Konecranes-konsernin vuoden 2017 tilinpäätöksen liitetiedossa 33.

 

Valvontaympäristö

Konecranes-konsernin hallinto ja liiketoiminta perustuvat konsernin arvoihin, jotka ovat usko ihmisiin, täydellinen palvelusitoutuminen ja jatkuva kannattavuus. Valvontaympäristö luo perustan kaikille muille sisäisen valvonnan osa-alueille, ja se edistää henkilöstön tietoisuutta tärkeistä asioista.

Valvontaympäristö tukee konsernin strategian toteuttamista ja varmistaa säännösten noudattamisen. Hallitus ja konsernin johto ovat vastuussa Konecranes-konsernin valvontaympäristön määrittelystä liiketoiminnan rakenteiden, konsernin politiikkojen, ohjeiden ja taloudellisen raportoinnin periaatteiden pohjalta. Näihin kuuluvat Konecranes -konsernin toimintaperiaatteet (Code of Conduct) sekä Controller’s Manual -dokumentti, joka sisältää tilinpäätösraportointia ja laadintaperiaatteita koskevat tiedot ja soveltamisohjeet. Tilinpäätösstandardien tulkinnasta ja soveltamisesta vastaa konsernin talousosasto. Raportointia koskevia ohjeita päivitetään tarpeen mukaan, ja ne tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Vuoden alussa otettiin käyttöön uusi segmenttijako. Segmenttejä (liiketoiminta-alueet) on nyt kolme: Kunnossapito, Teollisuuslaitteet ja Satamaratkaisut. Teollisuuslaitteetliiketoiminta- alueesta poiketen Satamaratkaisut sisältää myös ne huolto- ja varaosayksiköt, jotka palvelevat satama-asiakassegmenttiä. Nämä yksiköt kuuluivat aikaisemmin Kunnossapitoliiketoiminta- alueeseen.

Kunnossapito-liiketoiminta-alue sisältää kolme liiketoimintayksikköä: Teollisuuslaitteiden kunnossapito, Varaosat sekä Komponenttien varaosat. Liiketoimintayksikkö Teollisuuslaitteiden kunnossapito johdetaan ja raportoidaan sisäisenä linjaorganisaationa kolmella maantieteellisellä alueella: Euroopan, Lähi-idän ja Afrikan alue (EMEA), Amerikan alue (AME) sekä Aasian ja Tyynenmeren alue (APAC). Muita liiketoimintayksikköjä johdetaan globaalisti linjaorganisaatioina. Teollisuuslaitteet- ja Satamaratkaisut- liiketoiminta-alueet toimivat linjaorganisaatioina, jotka jaetaan liiketoimintayksiköihin ja nämä puolestaan jakaantuvat edelleen tuoteryhmiin. Segmenteillä on selvät tuoteryhmäkohtaiset tulosvastuut. Tämä takaa saumattoman tilaus- ja toimitusprosessin sekä mahdollistaa tehokkaan päätöksenteon. Tukitoiminnot, kuten taloushallinto, lakiasiainosasto, henkilöstöhallinto, IT ja viestintä toimivat linjaorganisaatioina.

Taloustoimintamallissa johdon laskentatoimi (liiketoiminnan valvonta) ja liikekirjanpito on tarvittaessa erotettu toisistaan. Johdon laskentatoimen työntekijät keskittyvät tukemaan liiketoiminta-alueen johdon päätöksentekoa, kun taas liikekirjanpidossa noudatetaan konsernin tilinpäätöksen oikeudellista rakennetta. Liikekirjanpito-organisaatio sisältää myös erillisen liiketoiminnan vaatimusten mukaisuudesta vastaavan tiimin, joka keskittyy tukemaan paikallisia yksiköitä, parantamaan valvontatoimia ja prosesseja sekä seuraamaan vaatimusten mukaisuutta sisäisten valvontatoimien kautta.

Taloudellisten tavoitteiden asettaminen, toimintojen suunnittelu sekä niiden seuranta tehdään liiketoiminta-alue- ja liiketoimintayksikkörakenne huomioon ottaen Konecranes-konsernin liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisesti. Kunnossapito- liiketoiminta-alueen liiketoimintaa seurataan tyypillisesti tulosvastuullisina huoltopiireinä. Nämä yhdistetään edelleen maa- ja aluetasolla. Teollisuuslaitteet-liiketoiminta-alueen liiketoimintaa seurataan pääasiassa liiketoimintayksiköittäin: Komponentit, Teollisuusnosturit ja Prosessiratkaisut. Nämä jakautuvat edelleen tuotelinjoihin. Komponenttien, osakokoonpanojen ja muiden osien valmistuksella on omat avainindikaattorinsa, sillä ne ovat ennemminkin kustannuspaikkoja kuin tuloa tuottavia yksiköitä. Satamaratkaisut-liiketoiminta-alueen liiketoimintaan kuuluvia liiketoimintayksikköjä ovat Siirrettävät satamanosturit, Satamanosturit, Ohjelmistoratkaisut, Trukit ja Satamaratkaisujen kunnossapito, joita valvotaan samalla tavalla kuin Teollisuuslaitteet-liiketoiminta-alueen yksiköitä.

Vuonna 2017 Konecranes-konserni integroi kokonaisuudessaan kaikki MHPS-yksiköt osaksi Konecranes-konsernin toimintarakennetta. Kaikki MHPS:n yksiköt sisällytettiin vuoden alusta Konecranes-konsernin liiketoiminnan tulos- ja raportointirakenteeseen. Samaan aikaan säilytettiin rinnakkainen raportointirakenne, jossa entisen Konecranes-konsernin ja entisen MHPS:n tulosta seurattiin myös erikseen. Rinnakkaisen rakenteen purkaminen alkaa vuoden 2018 alusta. Konecranes- konsernin valvontaympäristöä ja -toimenpiteitä yhtenäistettiin aiemman Konecranes-konsernin ja aiemman MHPS:n välillä niin pitkälle kuin mahdollista vuoden 2017 aikana.

 

Valvontatoimenpiteet

Konecranes-konsernin johto vastaa sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Valvonta on integroitu osaksi Konecranes-konsernin ja johdon liiketoiminnan seuranta- ja valvontaprosesseja. Johto seuraa tavoitteiden saavuttamista kuukausittaisen raportoinnin ja seurantakokousten avulla. Kokouksia pidetään konsernitasolla sekä liiketoimintayksikkö- ja liiketoiminta-aluetasolla, perustuen liiketoiminnan johtamisen rakenteisiin. Kokouksissa käsitellään kilpailu- ja markkinatilannetta, saatuja tilauksia ja tilauskantaa, kuukausitulosta, kvartaaliennustetta ja rullaavaa 12 kuukauden ennustetta sekä työturvallisuutta, henkilöstöasioita ja asiakkuuksia. Konsernin johto seuraa myös erikseen tärkeimpiä kehitystoimintoja: esimerkiksi tuotekehitysprojekteja Tuote-johtoryhmässä, joka kokoontuu tyypillisesti vuosineljänneksittäin.

Kaikilla juridisilla yksiköillä ja liiketoimintayksiköillä on omat määritellyt controller-toimintonsa. Controller-toimintojen edustajat osallistuvat sekä yksikön toiminnan suunnitteluun että sen arviointiin. He varmistavat, että kuukausi- ja osavuosiraportointi vastaa konsernin menettelytapoja ja ohjeita ja että kaikki taloudellinen raportointi laaditaan konsernin määrittelemän aikataulun mukaisesti.

Konserni on tunnistanut ja dokumentoinut tilinpäätösraportointiprosessiin liittyvät merkittävät sisäiset valvontatoimet joko suoraan tai osana muita prosesseja. Konserniyhtiöt ovat vastuussa tunnistettujen ja dokumentoitujen valvontatoimien toteuttamisesta. Vuonna 2017 Konecranes paransi sisäisiä valvontatoimia tunnistaakseen liiketoiminnan prosessien havaittuja riskejä tehokkaammin. Konserni on määrittänyt sisäisten valvontatoimien rekisterin, jota sovelletaan kaikissa yksiköissä. Rekisteri sisältää omaisuuteen, vastuisiin, tuloihin ja kuluihin liittyvät sisäiset valvontatoimet, jotka edellyttävät liiketoiminnan ja talousosaston johdon osallistumista. Rekisteri sisälsi 122 valvontatoimea, jotka jaetaan avainkontrolleihin ja toiminnallisiin kontrolleihin. Sisäisten valvontatoimien luettelo tarkistetaan vuosittain.

 

Arvioinnit ja seuranta

Jokainen juridinen yksikkö arvioi vaatimusten mukaisuuttaan merkittäviksi määriteltyjen valvontatoimien kautta ja raportoi siitä täyttämällä joka vuosi valvontatoimien arviointilomakkeen. Raportointivastuu on toimitusjohtajilla ja controllereilla. Arviointilomakkeen tarkistaa liiketoiminnan vaatimusten mukaisuudesta vastaava tiimi, joka antaa palautetta ja neuvoo, miten prosesseja voidaan parantaa valvontatoimien aikana havaittujen puutteiden korjaamiseksi.

Edellä mainitun valvontaympäristön itsearvioinnin lisäksi noin 90 %:lle kaikista juridisista yhtiöistä on suoritettu merkittävimpien sisäisten valvontatoimien tarkistus tai testaus vuoden 2017 aikana. Sisäiset valvontakäynnit kattoivat yli kolmasosan toimintayksiköistä ja noin 73 % ulkoisesta liikevaihdosta. Muiden yksiköiden osalta joko vaatimusten mukaisuudesta vastaava tiimi tarkisti tai testasi valvontakäynnillä liiketoiminnan valvontatoimet tai yksikkö suoritti itsenäisen valvontatoimien tarkistuksen tai testauksen. Itse tehtyjen testien tulokset tarkisti liiketoiminnan vaatimusten mukaisuudesta vastaava tiimi. Valvontatoimien aikana havaittujen puutteiden korjaamisesta vastaa juridisen yksikön toimitusjohtaja. Sisäinen tarkastusyksikkö tai liiketoiminnan vaatimustenmukaisuudesta vastaava tiimi tarkistaa, että yksikkö on korjannut puutteet.

 

Tiedottaminen

Controller’s manual sekä raportointiohjeet ja -periaatteet sekä valvontatoimien rekisteri ovat henkilöstön saatavilla intranetsivuilla. Lisäksi konserni, liiketoiminta-alueet ja alueorganisaatiot järjestävät kokouksia, joissa jaetaan tietoa talouden prosesseista ja käytännöistä. Sidosryhmille viestitään säännöllisesti Konecranes-konsernin internetsivuilla. Yhtiö on laatinut ulkoisen tiedottamisen ohjeet, joilla taataan tiedon tarkkuus ja kattavuus. Ohjeissa määritellään, miten ja milloin tietoa on annettava ja kuka sitä antaa. Ohjeiden tavoitteena on varmistaa, että kaikki tiedotusvelvoitteet täytetään, ja vahvistaa tilinpäätösraportoinnin sisäistä valvontaa.

 

Vuonna 2017

Vuonna 2017 tärkeimmät toimenpiteet liittyivät ostetun MHPS-liiketoiminnan integrointiin Konecranes-konserniin. Kahden erilaisen talousprosessin sisäiset valvontatoimet tarkistettiin ja yhdenmukaistettiin mahdollisuuksien mukaan. Yritysoston myötä konserniin tuli myös liiketoiminnan vaatimusten mukaisuudesta vastaava tiimi, jonka ansiosta merkittävä osuus yksiköiden valvontatoimista voitiin testata. Samalla sisäisen tarkastustoiminnon resurssit kasvoivat merkittävästi.

Konecranes jatkoi myös tietojärjestelmäprojektia, jonka tavoitteena on kehittää ja ottaa käyttöön harmonisoituja prosesseja ja kasvattaa liiketoimintojen läpinäkyvyyttä. Projektin ansiosta päätöksenteko paranee ja lukuisten erillisten tietojärjestelmien määrä vähenee. SAP-toiminnanohjausjärjestelmää otetaan käyttöön transaktioiden käsittelyssä ja materiaalivirtojen ohjauksessa kaikilla kolmella liiketoiminta-alueilla. Siebel-ERP-toiminnanohjausjärjestelmää otetaan käyttöön hallitsemaan huoltopalvelutoimintaa sekä tallentamaan tietoja, jotka liittyvät huoltosopimuksiin.

Konecranes jatkoi taloushallinnon palvelukeskuskonseptin käyttöönottoa ja kehitystä. Konseptin tarkoituksena on tarjota alueellisista keskuksista muille konsernin yhtiöille transaktioiden käsittelypalveluja, taloudellisten perustietojen ylläpitoa sekä valikoituja ulkoisen laskennan palveluja.

Kun käytetään yhteisiä ja yhtenäisiä prosesseja ja yhteistä tietojärjestelmää, myös sisäinen valvontaympäristö vahvistuu. SAP-toiminnanohjausjärjestelmän myötä sisäisen valvonnan tehokkuuden seuranta tulee läpinäkyvämmäksi. Taloushallinnon palvelukeskukset luovat yhtenäiset toimintatavat transaktioiden käsittelyyn ja selkeyttävät entisestään tehtävänjakoa.

 


Huom. Yllä oleva kaavio päivitetään tänne mahdollisimman pian.