Tilinpäätösraportoinnin sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Tilinpäätösraportoinnin sisäisen valvonnan tarkoituksena on antaa kohtuulliset takeet tilinpäätösraportoinnin luotettavuudesta ja siitä, että ulkoisiin tarkoituksiin laaditut katsaukset ovat yleisesti hyväksyttyjen laadintaperiaatteiden, voimassa olevien lakien ja määräysten sekä muiden listayhtiöitä koskevien vaatimusten mukaisia. Riskienhallinta on ensisijaisen tärkeä osa yrityksen toimintaa. Konsernin riskienhallinnan periaatteet muodostavat riskienhallinnan peruspuitteet, mutta jokainen konsernin yhtiö tai liiketoimintayksikkö on vastuussa omasta riskienhallinnastaan. Tätä periaatetta noudatetaan myös tilinpäätösraportoinnin riskienhallinnassa.

Rahoitusriskien hallinta on kuvattu Konecranes-konsernin tilikauden 2018 tilinpäätöksen liitetiedossa 33.

 

Valvontaympäristö

Konecranes-konsernin hallinto ja liiketoiminta perustuvat konsernimme arvoihin, jotka ovat usko ihmisiin, täydellinen palvelusitoutuminen ja jatkuva kannattavuus. Valvontaympäristö luo perustan kaikille muille sisäisen valvonnan osa-alueille, ja se edistää henkilöstön tietoisuutta tärkeistä asioista. Valvontaympäristö tukee konsernin strategian toteuttamista ja säännösten noudattamista. Hallitus ja konsernin johto ovat vastuussa Konecranes-konsernin valvontaympäristön määrittelystä liiketoiminnan rakenteiden, konsernin politiikkojen, ohjeiden ja taloudellisen raportoinnin periaatteiden pohjalta. Näihin kuuluvat esimerkiksi Konecranes-konsernin toimintaperiaatteet (Code of Conduct) sekä Controller’s Manual -dokumentti, joka sisältää tilinpäätösraportointia ja laadintaperiaatteita koskevat tiedot ja soveltamisohjeet. Tilinpäätösstandardien tulkinnasta ja soveltamisesta vastaa konsernin talousosasto. Raportointia koskevia ohjeita päivitetään tarpeen mukaan, ja ne tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Konecranes- konsernissa on kolme liiketoimintasegmenttiä (liiketoiminta-aluetta): Kunnossapito, Teollisuuslaitteet ja Satamaratkaisut. Teollisuuslaitteet-liiketoiminta-alueesta poiketen Satamaratkaisut sisältää myös ne huolto- ja varaosayksiköt, jotka palvelevat satama-asiakassegmenttiä.

Kunnossapito-liiketoiminta-alue sisältää kolme liiketoimintayksikköä: Teollisuuslaitteiden kunnossapito, Varaosat sekä Komponenttien varaosat. Teollisuuslaitteiden kunnossapito -liiketoimintayksikköä johdetaan ja raportoidaan sisäisenä linjaorganisaationa kolmella maantieteellisellä alueella: Euroopan, Lähi-idän ja Afrikan alue (EMEA), Amerikan alue (AME) sekä Aasian ja Tyynenmeren alue (APAC). Muita liiketoimintayksikköjä johdetaan globaalisti linjaorganisaatioina. Teollisuuslaitteet- ja Satamaratkaisut-liiketoiminta-alueet toimivat linjaorganisaatioina, jotka jaetaan liiketoimintayksiköihin ja nämä puolestaan jakaantuvat edelleen tuoteryhmiin. Segmenteillä on selvät tuoteryhmäkohtaiset tulosvastuut. Tämä takaa saumattoman tilaus-toimitusprosessin ja tehostaa päätöksentekoa. Tukitoiminnot, kuten taloushallinto, lakiasiainosasto, henkilöstöhallinto, IT sekä markkinointi ja viestintä, toimivat linjaorganisaatioina.

Taloustoimintamallissa johdon laskentatoimi (liiketoiminnan valvonta) ja liikekirjanpito on tarvittaessa erotettu toisistaan. Johdon laskentatoimen työntekijät keskittyvät tukemaan liiketoiminta-alueen johdon päätöksentekoa, kun taas liikekirjanpidossa noudatetaan konsernin tilinpäätöksen oikeudellista rakennetta. Konsernin talousosaston yhteydessä toimii myös erillinen sisäisen valvonnan yksikkö, joka tukee paikallisia yksiköitä sisäisten kontrollien ja prosessien kehittämisessä sekä sisäisten kontrollien noudattamisen valvomisessa.

Taloudellisten tavoitteiden asettaminen, toimintojen suunnittelu sekä niiden seuranta tehdään liiketoiminta-alue- ja liiketoimintayksikkörakenne huomioon ottaen Konecranes-konsernin liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisesti. Kunnossapidon liiketoimintaa seurataan tyypillisesti tulosvastuullisina huoltopiireinä. Nämä yhdistetään edelleen maa- ja aluetasolla. Teollisuuslaitteet-liiketoiminta- alueen liiketoimintaa seurataan pääasiassa liiketoimintayksiköittäin: Komponentit, Teollisuusnosturit ja Prosessiratkaisut. Nämä jakautuvat edelleen tuotelinjoihin. Komponenttien, osakokoonpanojen ja muiden osien valmistuksella on omat avainindikaattorinsa, sillä nämä toimitusketjuun liittyvät toiminnot ovat ennemminkin kustannuspaikkoja kuin tulosta tuottavia yksiköitä. Vuonna 2018 Satamaratkaisut-liiketoiminta-alueen Tilinpäätösraportoinnin sisäinen valvonta ja riskienhallinta liiketoimintaan kuuluvia liiketoimintayksikköjä olivat Mobiilisatamanosturit, Satamanosturit, Ohjelmistoratkaisut, Trukit ja Satamaratkaisujen kunnossapito, joita valvotaan samalla tavalla kuin Teollisuuslaitteetliiketoiminta-alueen yksiköitä.

 

Valvontatoimenpiteet

Konecranes-konsernin johto vastaa sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Valvonta on integroitu osaksi Konecranes-konsernin ja johdon liiketoiminnan seuranta- ja valvontaprosesseja. Johto seuraa tavoitteiden saavuttamista kuukausittaisen raportoinnin ja seurantakokousten avulla. Kokouksia pidetään konsernitasolla sekä liiketoimintayksikkö- ja liiketoiminta-aluetasolla perustuen liiketoiminnan johtamisen rakenteisiin. Kokouksissa käsitellään työturvallisuutta, myyntikanavia, kilpailuja markkinatilannetta, saatuja tilauksia ja tilauskantaa, kuukausitulosta, kvartaaliennustetta ja rullaavaa 12 kuukauden ennustetta. Lisäksi henkilöstö, asiakkuus ja sisäisen valvonnan asiat huomioidaan. Konsernin johto seuraa myös erikseen tärkeimpiä kehitystoimintoja: esimerkiksi tuotekehitysprojekteja Tuote-johtoryhmässä, joka kokoontuu tyypillisesti vuosineljänneksittäin.

Kaikilla juridisilla yksiköillä ja liiketoimintayksiköillä on omat määritellyt controller-toimintonsa. Controller-toimintojen edustajat osallistuvat sekä yksikön toiminnan suunnitteluun että sen arviointiin. He varmistavat, että kuukausi- ja osavuosiraportointi vastaa konsernin menettelytapoja ja ohjeita ja että kaikki taloudellinen raportointi laaditaan konsernin määrittelemän aikataulun mukaisesti.

Konserni on tunnistanut ja dokumentoinut tilinpäätösraportointiprosessiin liittyvät merkittävät sisäiset valvontatoimet joko suoraan tai osana muita prosesseja. Konserniyhtiöt ovat vastuussa tunnistettujen ja dokumentoitujen valvontatoimien toteuttamisesta. Vuonna 2018 Konecranes jatkoi sisäisten valvontatoimien parantamista tunnistaakseen liiketoiminnan prosessien havaittuja riskejä tehokkaammin. Konsernilla on sisäisten valvontatoimien rekisteri, jota sovelletaan kaikissa yksiköissä maailmanlaajuisesti. Rekisteri sisältää omaisuuteen, vastuisiin, tuloihin ja kuluihin liittyvät sisäiset valvontatoimet, jotka edellyttävät liiketoiminnan ja talousosaston johdon osallistumista. Rekisteri sisälsi 107 valvontatoimea, jotka jaetaan avainkontrolleihin ja operatiivisiin kontrolleihin. Sisäisten valvontatoimien luettelo tarkistetaan vuosittain.

 

Arvioinnit ja seuranta

Jokainen juridinen yksikkö arvioi vaatimustenmukaisuuttaan merkittäviksi määriteltyjen valvontatoimien kautta ja raportoi siitä täyttämällä vuosittain valvontatoimien arviointilomakkeen. Raportointivastuu on toimitusjohtajilla ja controllereilla. Arviointilomakkeen tarkistaa sisäisen valvonnan yksikkö, joka varmistaa, että arviointi on tehty ja antaa palautetta ja neuvoo, miten prosesseja voidaan parantaa valvontatoimien aikana havaittujen puutteiden korjaamiseksi.

Edellä mainitun valvontaympäristön itsearvioinnin lisäksi noin 95 prosentille aktiivisista juridisista yhtiöistä/yksiköistä tehtiin merkittävimpien sisäisten valvontatoimien tarkistus tai testaus vuoden 2018 aikana. Sisäisen tarkastuksen valvontakäynnit kattoivat noin 60 prosenttia toimintayksiköistä ja noin 78 prosenttia ulkoisesta liikevaihdosta.
Muiden tarkastettujen yksiköiden osalta joko Konsernin sisäisen valvonnan yksikkö kävi testaamassa liiketoiminnan valvontatoimet tai yksikkö suoritti itsenäisen paikallisten valvontatoimien testauksen. Sisäisen valvonnan yksikkö tarkasti itse tehtyjen testien tulokset. Juridisen yksikön toimitusjohtaja vastaa valvontatoimien aikana havaittujen puutteiden korjaamisesta, ja sisäinen tarkastusyksikkö tai sisäisen valvonnan yksikkö tarkistaa, että korjaukset on tehty.

 

Viestintä

Controller’s manual sekä raportointiohjeet ja -periaatteet sekä valvontatoimien rekisteri ovat henkilöstön saatavilla yhtiön intranetsivuilla. Lisäksi konserni, liiketoiminta-alueet ja alueorganisaatiot järjestävät kokouksia, joissa jaetaan tietoa talouden prosesseista ja käytännöistä. Sidosryhmille viestitään säännöllisesti Konecranes-konsernin internetsivuilla. Yhtiö on laatinut ulkoisen tiedottamisen ohjeet, joilla taataan tiedon tarkkuus ja kattavuus. Ohjeissa määritellään, kuinka ja koska tietoa on annettava ja kuka sitä antaa. Ohjeiden tavoitteena on varmistaa, että kaikki tiedotusvelvoitteet täytetään, ja samalla parantaa tilinpäätösraportoinnin sisäistä valvontaa.

 

Vuonna 2018

Konecranes jatkoi tietojärjestelmäprojektiaan, jonka tavoitteena on kehittää ja ottaa käyttöön harmonisoituja prosesseja ja kasvattaa liiketoimintojen läpinäkyvyyttä. Projektin ansiosta päätöksenteko paranee ja lukuisten erillisten tietojärjestelmien määrä vähenee. SAP-toiminnanohjausjärjestelmää käytetään transaktioiden käsittelyssä ja materiaalivirtojen ohjauksessa kaikilla kolmella liiketoiminta-alueella. Siebel-ERP- toiminnanohjausjärjestelmää otetaan parhaillaan käyttöön hallitsemaan huoltopalvelutoimintaa ja tallentamaan huoltosopimuksiin liittyvää tietoa.

Konecranes jatkoi taloushallinnon palvelukeskuskonseptin käyttöönottoa ja kehitystä. Konseptin tarkoituksena on tarjota alueellisista keskuksista muille konsernin yhtiöille transaktioiden käsittelypalveluja, taloudellisten perustietojen ylläpitoa sekä valikoituja ulkoisen laskennan palveluja.

Yhteisten ja yhtenäisten prosessien ja yhteisten tietojärjestelmien käyttö vahvistaa entisestään sisäistä valvontaympäristöä. SAP-toiminnanohjausjärjestelmä tekee sisäisen valvonnan tehokkuuden seurannan läpinäkyvämmäksi. Taloushallinnon palvelukeskukset luovat yhtenäiset toimintatavat transaktioiden käsittelyyn ja selkeyttävät entisestään tehtävänjakoa.