Sisäinen valvonta

Sisäinen valvonta on prosessi, jonka tavoitteena on kohtuudella varmistua konsernin strategisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Konecranes-konsernissa sisäinen valvonta on olennainen osa konsernin hallinto- ja johtamisjärjestelmää ja sitä toteuttavat hallitus, johto ja Konecranesin henkilöstö. Sisäisen valvonnan käytännön järjestäminen on toimivan johdon vastuulla. Sekä hallitus että hallituksen tarkastusvaliokunta seuraavat ja arvioivat sisäisen valvonnan toimivuutta ja varmistavat, että valvonta on järjestetty asianmukaisesti.

Konecranesin sisäisen valvonnan perustana ovat yhtiön arvot: usko ihmisiin, täydellinen palvelusitoutuminen ja jatkuva kannattavuus. Sisäiseen valvontaympäristöön kuuluvat Konecranesin politiikat, ohjeet, prosessit, operaatiomalli ja siihen liittyvät organisaatiorakenteet. Nämä auttavat johtoa ja viime kädessä hallitusta varmistamaan, että asetetut tavoitteet täyttyvät ja että liiketoimintaa hoidetaan eettisesti ja kaikkien soveltuvien lakien ja määräysten mukaisesti. Sisäisellä valvonnalla pyritään myös varmistamaan, että yhtiön omaisuutta hoidetaan vastuullisesti ja että taloudellinen raportointi on asianmukaista.

Konsernissa on laadittu ohjeita ja politiikkoja, jotka koskevat mm. eettisiä periaatteita (code of conduct), kilpailuoikeudellisten säännösten noudattamista, sisäpiiriasioita, työturvallisuutta, laatua ja ympäristöasioita. Konserniohjeiden noudattamista edistetään tiedottamalla niiden sisällöstä ja järjestämällä koulutustilaisuuksia.

Liiketoimintaan liittyvät tavoitteet, tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat toimenpiteet ja niiden seurantaan liittyvät tarpeelliset tunnusluvut asetetaan, hyväksytään ja tiedotetaan vuosittaisen suunnitteluprosessin yhteydessä. Tavoitteiden saavuttamista seurataan kuukausittain liiketoimintojen ja alueorganisaatioiden seurantaprosesseissa. Henkilöstön henkilökohtaiset tavoitteet tulevalle vuodelle asetetaan vuosittain pidettävissä kehityskeskusteluissa.

Riskien tunnistaminen ja arviointi on olennainen osa sisäisen valvonnan perusedellytyksiä. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit on tunnistettava ja arvioitava, jotta niitä voidaan hallita. Riskien seuranta ja hallinta tapahtuu konsernin eri portaissa: konserni-, liiketoiminta-, yhtiö- ja yksikkötasoilla. Liiketoimintojen ja alueorganisaatioiden vastuulla on laatia toimintasuunnitelmat tärkeimpien riskien varalta.

Talouteen liittyvä sisäinen valvonta ja hallinnon valvonta on integroitu osaksi Konecranes-konsernin liiketoiminta- ja valvontaprosesseja. Kaikilla juridisilla yksiköillä ja liiketoimintayksiköillä on oma controller-toimintonsa. Controller-toimintojen edustajat osallistuvat sekä yksikön toiminnan suunnitteluun että sen arviointiin. Heidän vastuullaan on tiedottaa johdolle, jos toiminnan tulokset poikkeavat suunnitelmista, analysoida poikkeamien syyt sekä ehdottaa korjaavia toimenpiteitä. Controllerit varmistavat myös, että kuukausi- ja osavuosiraportointi vastaa konsernin menettelytapoja ja ohjeita, ja että kaikki taloudellinen raportointi laaditaan konsernin määrittelemän aikataulun mukaisesti. Tilinpäätösstandardien tulkinnasta ja soveltamisesta vastaa keskitetysti konsernin talousosasto. Raportointia koskevia ohjeita (mm. Controller’s manual) päivitetään tarpeen mukaan ja ne tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Konecranes-konsernilla on sisäinen tarkastustoiminto, jonka tehtävänä on seurata ja arvioida yhtiön riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan tehokkuutta, ja tarkastaa konserniohjeiden noudattamista ja antaa suosituksia sisäisen valvonnan parantamiseksi. Sisäinen tarkastus suunnittelee työnsä yhteistyössä tarkastusvaliokunnan kanssa, ja valiokunta hyväksyy sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman. Henkilöstöllä on myös mahdollisuus antaa johdolle tai suoraan sisäiselle tarkastukselle palautetta ja kertoa havaitsemastaan kyseenalaisesta toiminnasta.