Intern kontroll och riskhantering av den finansiella rapporteringen

Internrevision relaterad till den finansiella rapporteringen är avsedd att ge rimlig säkerhet i fråga om den finansiella rapporteringens pålitlighet och för beredningen av finansiella utlåtanden för externa ändamål i enlighet med allmänt antagna redovisningsprinciper, tillämpliga lagar och bestämmelser och andra krav som gäller noterade bolag. Riskhantering betraktas som en integrerad del av den löpande affärsverksamheten. Koncernens riskhanteringsprinciper utgör en bas för riskhantering inom Konecranes, medan varje bolag eller enhet inom koncernen är ansvarig för sin egen riskhantering. Den principen följs också vid riskhantering i anslutning till den finansiella rapporteringen.

Hanteringen av finansiella risker beskrivs i not 33 i Konecranes bokslut för 2018.

 

Kontrollmiljö

Förvaltningen och affärsledningen inom Konecranes baserar sig på våra företagsvärden: vår tillit till människor, total satsning på service och varaktig lönsamhet. Kontrollmiljön är grunden för alla andra element inom den interna kontrollen och för främjandet av de anställdas medvetenhet om nyckelfrågor. Den stöder genomförandet av strategin och säkerställer att regelverk iakttas. Styrelsen och koncernledningen är ansvariga för att definiera Konecranes-koncernens kontrollmiljö utifrån affärsledningsstrukturer, koncernens principer, anvisningar och ramar i samband med finansiell rapportering. I dessa ingår Konecranes uppförandekod och Konecranes Controller’s Manual som utgör det huvudsakliga arbetsredskapet för redovisning och principer för finansiell rapportering när det gäller att tillhandahålla information, riktlinjer och anvisningar. För tolkning och tillämpning av redovisningsstandarderna svarar den internationella redovisningsfunktionen. Riktlinjer och anvisningar för rapportering uppdateras vid behov och ses över minst en gång om året.

Konecranes har tre affärsområden: Service, Industriutrustning och Hamnlösningar. Till skillnad från Industriutrustning omfattar affärsområdet Hamnlösningar även de servicebranscher och reservdelsenheter som är förknippade med hamnkundssegmentet.

Affärsområdet Service har tre affärsenheter: Industriservice, Leverans av delar och Komponentreservdelar. Affärsenheten Industriservice styrs och rapporteras internt som en linjeorganisation med tre regioner: Europa, Mellanöstern och Afrika (EMEA), Amerika (AME) och Asien och Stillahavsområdet (APAC). De övriga affärsenheterna styrs som linjeorganisationer globalt. Affärsområdena Industriutrustning och Hamnlösningar styrs som linjeorganisationer som är ytterligare indelade i affärsenheter och under affärsenheterna finns dessutom produktlinjer. Dessa segment har tydliga lönsamhetsansvar för produktlinjer, vilket ska trygga en felfri order-leveransprocess och möjliggöra ett effektivt beslutsfattande. Stödfunktionerna som till exempel ekonomi, juridiska avdelningen, personal, IT samt marknadsföring och kommunikation styrs som linjeorganisationer.

I den ekonomiska verksamhetsmodellen är ekonomistyrningen (affärsstyrningen) och affärsbokföringen separerade där det är möjligt. De anställda inom ekonomistyrningen specialiserar sig på att stödja affärsområdesledningens beslutsfattande medan affärsbokföringen i huvudsak följer den juridiska strukturen och är tätt länkad till koncernredovisningen. Till den finansiella redovisningsorganisationen hör även koncernens internrevision. Koncernens internrevision stöder de lokala enheterna beträffande förbättrad styrning och processer och övervakningsefterlevnad i förhållande till våra interna kontroller.

Finansiella mål ställs upp och planeringen/uppföljningen genomförs enligt affärsområdets struktur och affärsenhetsstrukturen i enlighet med Konecranes-koncernens allmänna affärsmål. Affärsområdet Service följs normalt upp utifrån lönsamhetsansvariga servicebranscher vilka ytterligare konsolideras till lands- och regionnivåer. Affärsområdet Industriutrustning kontrolleras i huvudsak via affärsenheterna Komponenter, Industrikranar och Processlösningar, vilka i sin tur är indelade i affärs-/produktlinjer. Tillverkning av komponenter, delmontage och andra delar har särskilda nyckeltal, eftersom dessa operationer behandlas som kostnadsställen snarare än som lönsam relaterad till finansiell rapportering hetsskapande enheter. Inom affärsområdet Hamnlösningar kontrollerades affärsenheterna Mobila hamnkranar, Hamnkranar, Mjukvarulösningar, Lyfttruckar och Service för hamnlösningar på samma sätt som inom affärsområdet Industriutrustning under året 2018.

 

Kontrollåtgärder

Koncernledningen bär det operativa ansvaret för interna kontroller. Kontrollåtgärderna är inbyggda i
Konecranes-koncernens affärsprocesser och i ledningens rutiner för tillsyn och övervakning av verksamheten. Ledningen följs upp med hjälp av rapporteringsrutiner varje månad och på resultatöversiktsmöten. Dessa möten genomförs på affärsområdes- och affärsenhetsnivå baserat på deras egna ledningsstrukturer, samt på koncernnivån. De ärenden som behandlas på mötena inkluderar säkerhet, en översikt av sales funnel, konkurrenssituationen, marknadsklimatet, orderingången och orderstocken, månatlig finansiell prestanda, kvartalsvisa och rullande 12-månaders prognoser, samt ärenden kring människor, kunder och intern kontroll. Koncernledningen följer separat upp de viktigaste utvecklingsaktiviteterna. FoU-projekt övervakas till exempel av produktstyrelsen. Produktstyrelsen sammanträder vanligtvis kvartalsvis.

Alla juridiska personer och affärsenheter har sina egna fastställda kontrollfunktioner. Representanter från controller-funktionerna deltar i både planeringen och utvärderingen av varje enhets verksamhet. De säkerställer att den månatliga finansiella rapporteringen och kvartalsrapporteringen följer koncernens principer och anvisningar och att all finansiell rapportering görs i enlighet med den tidtabell som koncernen har fastslagit.

Koncernen har identifierat och dokumenterat viktiga interna kontroller som har samband med den finansiella processen antingen direkt eller via andra processer. Koncernföretag är ansvariga för att genomföra de identifierade och dokumenterade interna kontrollerna. År 2018 fortsatte Konecranes att förbättra sina interna kontroller för att effektivare omfatta identifierade risker i affärsprocesserna. Koncernen har ett register över interna kontroller som gäller alla verksamheter globalt. I registret ingår kontroller över tillgångar, skulder, intäkter och kostnader som kräver uppsikt av affärs- och ekonomiledningen. I registret ingick 107 kontroller som klassats som nyckel- eller verksamhetskontroller. Listan över interna kontroller granskas årligen.

 

Bedömningar och övervakning

Varje juridisk enhet bedömer och rapporterar sin efterlevnad med de centralt fastställda viktigaste interna kontrollerna genom att årligen slutföra ett dokument med bedömning av kontrollerna. Ansvaret för att uppfylla rapporteringskravet ligger hos de verkställande direktörerna och kontrollerna. Dokumentet granskas av koncernens interna kontroll som säkerställer att bedömningen utförs samt ger respons och handledning på hur de befintliga processerna vid behov kan förbättras för att fylla eventuella brister i kontrollerna.

Utöver den ovan beskrivna självvärderingen av kontrollmiljön, har cirka 95 procent av de aktiva juridiska enheterna låtit granska eller testa sina viktigaste interna kontroller under 2018. Internrevisionens besök omfattade cirka 60 procent av verksamhetsenheterna och cirka 78 procent av tredjepartsintäkterna. De kvarstående granskade enheterna besöktes/testades antingen av koncernens interna kontroll eller så genomförde de självtestning av sina lokala kontroller. Testresultaten från självtestningen granskades av koncernens interna kontroll. Ansvaret för avhjälpande av kontrollbrister ligger på den juridiska enhetens verkställande direktör och internrevisionen eller så utför koncernens interna kontroll en kontrollgranskning efter att enheten har korrigerat svagheter i kontrollerna.

 

Kommunikation

Controller’s Manual och rapporteringsinstruktioner, kontrollregister och anvisningar läggs ut på Konecranes intranät och är tillgängliga för personalen. Dessutom ordnar koncernen, affärsområdena och regionerna möten där information om den finansiella processen och rutiner delges. Information till koncernens intressentgrupper läggs regelbundet ut på Konecranes webbplats. I syfte att säkerställa att informationen är uttömmande och korrekt har koncernen utarbetat anvisningar för extern kommunikation. Dessa definierar hur, av vem och när information ska delges och säkerställer att alla krav på information uppfylls, samt förstärker ytterligare den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen.

 

År 2018

Under 2018 fortsatte Konecranes med sitt IT-projekt för att vidareutveckla och implementera harmoniserade processer, öka genomsynligheten i verksamheten och förbättra beslutsfattandet, samt minska antalet olika IT-system. SAP ERP-systemet håller på att införas för hantering av transaktioner och logistik för alla tre affärsområden. Siebel ERP-systemet håller på att införas för att hantera fältserviceverksamheten samt för att spara data relaterad till tillgångar som omfattas av underhållsavtal. Konecranes fortsatte även att implementera och utveckla ett koncept för gemensamma ekonomiska servicecenter (Financial Shared Service Center, FSSC) som främst ska erbjuda tjänster inom transaktionshantering, underhåll av ekonomiska basdata och vissa regionala bokföringstjänster för Konecranes-företag.

De gemensamma, enhetliga processerna och den gemensamma systemplattformen gör att internkontrollen förstärks. Även övervakningen av de interna kontrollernas effektivitet blir mer transparent när SAP ERP-systemet införs. De gemensamma ekonomiska servicecentren kommer att skapa enhetliga rutiner för transaktionshantering med bättre åtskillnad mellan olika roller.