Asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietosuojailmoitus

Voimaantulopäivä: 1.5.2020

Tämän asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietosuojailmoituksen tarkoituksena on tarjota asiakasyrityksiämme edustaville henkilöille tietoja heidän henkilötietojensa käsittelystä ja tietosuojasta. Tämä ilmoitus sisältää yleisen kuvauksen tällaisten henkilötietojen käsittelystä. Siksi tämän asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietosuojailmoituksen kaikki yksityiskohdat eivät välttämättä päde juuri sinun tapauksessasi. Yleisesti ottaen käsittelemme perustason henkilötietojasi, kuten yhteystietoja, jotta voimme harjoittaa liiketoimintaa edustamasi yrityksen kanssa.

TÄMÄ ON KÄÄNNÖS. MAHDOLLISISSA RISTIRIIDOISSA NOUDATETAAN ILMOITUKSEN ENGLANNINKIELISTÄ VERSIOTA.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Säännönmukaisesti käsitellään:

  • perustason yksilöllisiä henkilötietojasi
  • edustamasi yrityksen tietoja
  • yhteystietojasi.

Toimintasi mukaan käsitellään

  • teknisiä tunnistetietoja
  • meille antamiasi suostumuksia
  • käyttäytymiseen liittyviä tietoja (kuten digitaalisten palvelujemme käyttöä koskevia tietoja)
  • maksutietojasi.

Esimerkkejä tiedoista:

Kuka on vastuussa henkilötietojeni käsittelemisestä?

Kokonaisvastuu ja ylin päätösvalta on Konecranes Oyj:llä, joka on Konecranes-konsernin emoyhtiö. Konecranes Globalilla (sijaintipaikka Suomi) on rajoitettu vastuu Konecranes-konsernin keskitetyistä IT-järjestelmistä ja -sovelluksista (mukaan lukien alihankinta) sekä henkilötietojen kansainvälisistä siirroista EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen data.protection(a)konecranes.com.

Mikä sallii henkilökohtaisten tietojeni käyttämisen?

Meillä on lainmukainen oikeus käsitellä henkilötietojasi perustuen oikeutettuun etuumme harjoittaa liiketoimintaa edustamasi yrityksen kanssa.

Miksi henkilötietojani käsitellään?

Yleisesti ottaen henkilötietojasi on käsiteltävä, jotta voimme suorittaa suoria ja epäsuoria liiketoimia edustamasi yrityksen kanssa. Sellaisia ovat esimerkiksi tilausten vastaanottaminen sekä tuotteiden ja palvelujen toimittaminen (suoria) sekä yrityksemme sisäisten prosessien ja järjestelmien kehittäminen näiden liiketoimien tukemiseksi (epäsuoria).
Tarkemmin käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
1) yrityksen kehittäminen ja raportointi
2) laadunhallinta
3) tuotteiden ja palvelujen tutkimus ja kehitys
4) prosessien, IT-palvelujen ja infrastruktuurin tuotanto, hallinta, ylläpito ja kehitys
5) markkinointitoimet
6) myyntitoimet
7) asiakkuudenhallinta (CRM)
8) tuotteiden valmistaminen
9) tuotteiden ja palvelujen toimittaminen
 (mukaan lukien Konecranes-konsernin digitaalisten kanavien käyttäminen ja asiakkaiden yhteyshenkilöiden suorittamia tuote-/palvelukoulutuksia koskevien tietojen käyttäminen)
10) laskutus, verotus ja niihin liittyvät taloustapahtumat
11) Konecranes-konsernin liiketoimintaympäristön ja -prosessien eheyden varmistaminen (mukaan lukien järjestelmien/tietoturvan valvonta väärinkäytön ehkäisemiseksi tai väärinkäyttötapausten tutkimiseksi)
12) asiakkaisiin liittyvä taustatutkimus (mukaan lukien tarpeen mukaan asiakkaiden yhteyshenkilöt)
13) tapahtumien järjestäminen
14) henkilöstön (mukaan lukien asiakkaiden yhteyshenkilöiden) turvallisuuden varmistaminen
15) ei-aktiivisten henkilötietojen arkistointi muita käyttötarkoituksia varten ja määritettyjen tietojensäilytyssääntöjen mukaisesti

16) yritysten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen ja/tai puolustaminen.

Saatamme käyttää henkilötietojasi myös asiakaskokemuksen parantamiseen sekä tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen analysoimalla kiinnostuksenkohteitasi. Keräämällä tietoja viestinnästä ja vuorovaikutuksesta kanssasi saatamme analysoida, millaisia tarpeita asiakkuudenhallinnassa ja/tai myyntiin liittyvissä toiminnoissa voi ilmetä jatkossa.
Saatamme luokitella asiakkaita ja asiakkaiden yhteyshenkilöitä kerätyn tiedon perusteella, jotta voimme kohdentaa palvelujamme sinulle entistä paremmin. Kohdennus saattaa sisältää markkinoinnin, tyytyväisyyskyselyjen ja myyntiin liittyvän viestinnän kohdentamista. Asiakkaiden luokittelu perustuu osittain automaattiseen päätöksentekoon. Saatamme esimerkiksi luokitella sinut automaattisesti sen mukaan, miten reagoit markkinointiviesteihimme. Automaattinen päätöksenteko ei kuitenkaan aiheuta sinulle laillisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Luokittelu tapahtuu yleisellä tasolla, ja käytämme luokittelutarkoituksiin vain rajoitettua määrää henkilötiedoistasi.

Kuinka hyödyn henkilötietojeni käsittelystä?

Käytämme henkilötietojasi siten, että ne omalta osaltaan tukevat ja mahdollistavat työhön liittyvien velvoitteidesi täyttämistä meidän ja edustamasi yrityksen välisessä liiketoiminnassa.

Mitä oikeuksia minulla on?

Sinulla on milloin tahansa oikeus

  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutetun kiinnostuksemme perusteella
  • kieltäytyä vastaanottamasta kaikkia suoramarkkinointiviestejä ja -materiaaleja.

Sinulla on milloin tahansa myös oikeus

  • saada pääsy henkilötietoihisi
  • vahvistaa henkilötietojesi virheettömyys
  • pyytää epätäydellisten, virheellisten tai vanhentuneiden henkilötietojen korjaamista, muuttamista tai poistamista
  • tietyissä olosuhteissa rajoittaa henkilötietojesi käsittelemistä
  • tietyissä olosuhteissa tulla poistetuksi kokonaan tiedoistamme
  • tehdä valitus valvovalle viranomaiselle.

Voit käyttää näitä oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen data.protection(a)konecranes.com tai täyttämällä tämän lomakkeen

Mitä haitallisia vaikutuksia tietojen käsittelemisestä voi minulle aiheutua? Miten näitä vaikutuksia ehkäistään?

Pakottavien tietosuojalakien velvoittamana olemme suorittaneet kattavan analyysin niistä riskeistä, joita asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittelystä voi olla oikeuksillesi ja vapauksillesi.

Kaikessa tietojen käsittelemisessä on tiettyjä riskejä, jotka liittyvät lähinnä

  • henkilötietojen luottamuksellisuuden tasoon
  • yleisiin tietoturvaseikkoihin 
  • siihen, että et voi käyttää järjestelmiämme ja palvelujamme.


Näiden riskien vakavuus on kuitenkin tunnistettu alhaiseksi ja niiden toteutuminen epätodennäköiseksi. Lisäksi ehkäisemme näitä riskejä aktiivisesti muun muassa

  • henkilöstömme jatkuvalla kouluttamisella
  • tarjoamalla ja kehittämällä yksityiskohtaista ohjeistusta
  • ottamalla käyttöön ja tehostamalla tietoturvakäytäntöjämme.

Mistä tietojani kerätään ja hankitaan?

Henkilötietojasi kerätään

  • suoraan sinulta, kun esimerkiksi rekisteröidyt digitaalisiin palveluihimme, osallistut myyntitapaamiseen tai asioit kanssamme puhelimitse
  • esimiehiltäsi tai kollegoiltasi
  • omilta työntekijöiltämme tai liikekumppaneilta
  • tiettyyn rajaan asti tarkkailemalla käyttäytymistäsi digitaalisissa palveluissamme.

Siirretäänkö henkilötietojani EU:n/ETA:n ulkopuolelle?

Kyllä. Tapauksesta riippuen saatamme siirtää henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle

  • konsernin sisällä mutta myös ulkoisille liikekumppaneillemme, jotka tarjoavat meille palveluja.

Henkilötietojasi saatetaan siirtää käsiteltäväksi seuraaviin maihin:

Kuka muu käsittelee henkilötietojani?

Hankimme luotettavilta alihankkijoilta esimerkiksi IT-palveluja henkilötietojen käsittelemiseen. Näihin palveluihin voi kuulua rajoituksetta sellaisten infrastruktuurin, ohjelmistojen ja sovellusten toimittaminen, joita kansainvälisissä konserneissa käytetään rutiininomaisesti henkilötietojen käsittelemiseen.

 

 

Kuka muu vastaanottaa henkilötietojani?

Perussääntönä on, että emme luovuta tietojasi oman hallintamme ulkopuolelle, jollei tuomioistuin, poliisiviranomainen tai muu lainvalvontaelin siihen meitä velvoita.

Tietojasi voidaan myös rajoitetussa määrin luovuttaa luotetuille liiketoimintakumppaneillemme.

Miten tietoni suojataan?

Henkilötietojasi suojataan teknisillä ja organisatorisilla keinoilla tapaturmaiselta ja/tai laittomalta käyttämiseltä, muuntamiselta, tuhoamiselta tai muulta käsittelyltä, kuten paljastamiselta ja siirtämiseltä.

Näitä keinoja ovat esimerkiksi asianmukaisen palomuurin käyttäminen, tietoliikenteen ja viestien salaaminen sekä suojattujen ja valvottujen laitteiden ja palvelinhuoneiden käyttäminen. Tietoturvaan kiinnitetään erityistä huomiota etenkin silloin, kun IT-järjestelmien ja -palvelujen tarjoamisesta ja käyttöönotosta huolehtivat kolmannet osapuolet, kuten tietojen käsittelyä tarjoavat alihankkijat.

Tietoturvaan liittyvien vaatimusten noudattamista valvotaan IT-järjestelmien käyttöoikeuksien hallinnalla ja niiden käytön valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevä henkilökunta on koulutettu ja ohjeistettu tietojen suojaamiseen ja turvaamiseen.

Miten kauan henkilötietojani säilytetään ja käytetään?

Korkeintaan kymmenen (10) vuotta viimeisestä liiketoimesta, jossa olit osallisena.

Lisäksi meidän on ehkä pidennettävä henkilötietojesi säilytysaikaa, jos sitä vaaditaan kannevaatimusten ajamiseksi tai niiltä puolustautumiseksi tai omien sisäisten tutkimustemme suorittamiseksi.

Onko liiketoiminta mahdotonta ilman henkilötietojen käsittelemistä?

Henkilötietojen luovuttaminen ei ole lakisääteistä, mutta tiettyjä henkilötietoja edellytetään, jotta voit harjoittaa liiketoimintaa (esimerkiksi tehdä liiketoimintasopimuksen) kanssamme.