Datenschutzerklärung für Kundenkontakte

Gültigkeitsdatum: 1. Mai 2020

Der Zweck dieser Datenschutzerklärung für Kundenkontakte ist es, Personen, die unsere Kundenunternehmen vertreten, Informationen über die Verarbeitung und den Schutz ihrer personenbezogenen Daten bereitzustellen. Diese Datenschutzerklärung enthält eine allgemeine Beschreibung der Verarbeitung personenbezogener Daten. Daher gelten möglicherweise nicht alle Einzelheiten in dieser Datenschutzerklärung für Kundenkontakte für Sie im Speziellen. Im Allgemeinen verarbeiten wir Ihre grundlegenden personenbezogenen Daten, wie Kontaktdaten, um Geschäfte mit dem Unternehmen zu tätigen, das Sie vertreten. Wir nutzen die Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) für unsere Verfahren zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

DIES IST NUR EINE ÜBERSETZUNG. BEI ABWEICHUNGEN HAT DIE ENGLISCHE VERSION GEGENÜBER DIESER ERKLÄRUNG VORRANG.

Im Regelfall:

  • Ihre wichtigen personalisierten Information;
  • Informationen des Unternehmens, das Sie vertreten;
  • Ihre Kontaktdaten;

Je nach Ihrer Tätigkeit:

  • technische Kennungen;
  • Einwilligungen, die Sie uns erteilt haben;
  • Verhaltensdaten (z. B. wie Sie unsere digitalen Dienste genutzt haben);
  • Ihre Zahlungsinformationen;

Beispiele für Datenkategorien sind:

Konecranes Plc (gegründet in Finnland und Muttergesellschaft der Konecranes Group) hat die Gesamtverantwortung und oberste Entscheidungsgewalt. Konecranes Global Corporation (gegründet in Finnland) hat die eingeschränkte Verantwortung für die zentralen IT-Systeme/Anwendungen der Konecranes-Gruppe (einschließlich Subunternehmern) sowie für die internationale Übermittlung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR.

Sie können uns per E-Mail an data.protection(a)konecranes.com erreichen. In Deutschland können Sie sich auch an unseren lokalen Datenschutzbeauftragten wenden: dpo(at)konecranes.com

Wir haben durch das berechtigte Interesse, mit dem Unternehmen, das Sie vertreten, Geschäfte zu tätigen, das uns zustehende Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Im Allgemeinen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um erfolgreiche direkte und indirekte Geschäftsvorgänge mit dem Unternehmen abzuwickeln, das Sie vertreten. Dazu gehören die Bestätigung von Aufträgen und gelieferten Produkten und Services (direkt) sowie die Entwicklung unserer internen Prozesse und Systeme zur Unterstützung dieser Vorgänge (indirekt). Konecranes setzt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten künstliche Intelligenz (KI) ein und kann personenbezogene Daten auch zum Trainieren von KI‑Modellen oder ‑Systemen verwenden. Die Zwecke, für die KI trainiert wird, sind klar definiert und strikt begrenzt. Unter keinen Umständen wird KI für andere als die nachstehend ausdrücklich genannten Zwecke trainiert. Wichtig ist, dass von Konecranes kontrollierte personenbezogene Daten niemals zum Trainieren von KI‑Modellen oder ‑Systemen außerhalb von Konecranes verwendet werden. Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nicht zur Entwicklung oder Verbesserung von KI‑Systemen Dritter oder von Lieferanten eingesetzt.

Im Detail verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  1. Geschäftsentwicklung und Berichterstattung;
  2. Qualitätsmanagement;
  3. Forschung und Entwicklung von Produkten und Services;
  4. Produktion, Management, Wartung und Forschung und Entwicklung von Prozessen, IT-Dienstleistungen und Infrastruktur;
  5. Marketingaktivitäten;
  6. Vertriebsaktivitäten;
  7. Customer Relationship Management („CRM“);
  8. Herstellung von Produkten;
  9. Bereitstellung von Produkten und Services (einschl. Zugang zu den digitalen Kanälen der Konecranes-Gruppe und Aufzeichnungen der von den Kundenkontakten abgeschlossenen Produkt-/Serviceschulungen);
  10. Fakturierung, Besteuerung und damit verbundene Finanztransaktionen;
  11. Sicherstellung der Integrität der Geschäftsumgebung und -prozesse der Konecranes-Gruppe (einschl. System-/Sicherheitsüberwachung zur Vermeidung oder Überprüfung von Missbrauch je nach Bedarf);
  12. Hintergrundstudien von Kunden (ggf. inkl. Kundenkontakte);
  13. Organisation von Veranstaltungen;
  14. Gewährleistung der Personensicherheit (einschl. Kundenkontakte);
  15. Archivierung nicht aktiver personenbezogener Daten im Rahmen anderer Verwendungszwecke und definierter Aufbewahrungsregeln;
  16. Erfüllung und/oder Verteidigung der Rechte und Pflichten des Unternehmens;

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ggf. zur Verbesserung der Kundenerfahrung und zur Entwicklung von Produkten und Services durch die Analyse Ihrer Interessen. Auf Grundlage der im Zusammenhang mit unserer Kommunikation und unseren Interaktionen mit Ihnen erfassten Daten, analysieren wir ggf. den Bedarf für weiteres Customer Relationship Management und/oder für vertriebsbezogene Aktivitäten.

Wir ordnen ggf. auch Kunden und Kontaktpersonen von Kunden anhand der erfassten Daten zu, um unsere Services besser auf Sie zuschneiden zu können. Dazu können u. a. zielgruppengerechtes Marketing, Zufriedenheitsumfragen und vertriebsbezogene Mitteilungen gehören. Die Kategorisierung von Kunden beruht zum Teil auf automatisierten Entscheidungen. Beispielsweise können wir Sie automatisch anhand der Reaktionen auf unsere Marketingbotschaften zuordnen. Unsere automatischen Entscheidungen haben allerdings keine rechtlichen oder ähnlich signifikanten Auswirkungen für Sie. Unsere Kategorisierung erfolgt auf einer allgemeinen Ebene und wir nutzen nur eine begrenzte Menge Ihrer personenbezogenen Daten für die Zwecke der Kategorisierung.

Unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten befähigt und unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer beruflichen Aufgaben im Zusammenhang mit geschäftlichen Transaktionen zwischen uns und dem Unternehmen, das Sie vertreten.

Sie haben stets folgende Rechte:

  • Widerspruch zur Verarbeitung  Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen unseres berechtigten Interesses; und
  • Widerruf der Zustimmung in den Erhalt unserer Direktmarketing-Nachrichten und -Materialien.

Sie haben jederzeit auch folgende Rechte:

  • Auskunft zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten;
  • Verifizierung der Genauigkeit Ihrer personenbezogenen Daten;
  • Auf Verlangen Ihre unvollständigen, ungenauen oder veralteten personenbezogenen Daten aktualisieren, ändern oder löschen lassen;
  • Unter gewissen Umständen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken;
  • Unter gewissen Umständen Ihr Recht auf Vergessenwerden auszuüben;
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie uns eine E-Mail an data.protection(a)konecranes.com senden oder das Formular ausfüllen.

Wie in den geltenden Datenschutzgesetzen gefordert, haben wir eine gründliche Analyse der möglichen Risiken für Ihre Rechte und Freiheiten vorgenommen, die durch unsere Verarbeitung der Kundenkontaktdaten verursacht werden.

Wie bei jeder Datenverarbeitung gibt es auch bei uns mögliche Risiken, vor allem in Bezug auf

  • die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten;
  • allgemeine Datensicherheitsfragen; und 
  • Ihre fehlende Möglichkeit, auf unsere Systeme und Services zuzugreifen.

Die Schwere dieser Risiken wurde jedoch als niedrig und nur als entfernte Möglichkeit eingestuft. Darüber hinaus mindern wir diese Risiken u. a. durch:

  • kontinuierliche Schulung unserer Mitarbeiter,
  • Bereitstellung und Entwicklung detaillierter Anweisungen; und
  • Umsetzung und Verbesserung unserer Datensicherheitsverfahren.

Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten:

  • direkt von Ihnen, z. B. wenn Sie sich bei unseren digitalen Services registrieren oder an einem Verkaufsgespräch teilnehmen oder mit uns telefonieren;
  • von Ihren Vorgesetzten oder Kollegen;
  • von Ihren eigenen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern; und
  • in begrenztem Umfang durch die Beobachtung Ihres Verhaltens in unseren digitalen Services.

Ja, je nach Fall übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR:

Ihre personenbezogenen Daten können zur Verarbeitung in folgende Länder übertragen werden:

Wir setzen zuverlässige Subunternehmer ein, die für uns z. B. IT-Services für die Verarbeitung unserer personenbezogenen Daten erbringen, Diese Services umfassen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – die Bereitstellung verschiedener Infrastruktur, Software und Anwendungen, die üblicherweise für die Verarbeitung von Kontaktdaten in globalen Unternehmensgruppen eingesetzt werden.

 

 

In der Regel geben wir Ihre Daten nicht aus unserer wirksamen Kontrolle, außer wenn das gemäß der gesetzlichen Bestimmungen von einem Gericht, der Polizei oder einer anderen Strafverfolgungsbehörde von uns verlangt wird.

Darüber hinaus können wir Ihre Daten in eingeschränktem Umfang an unsere vertrauenswürdigen Geschäftspartner weitergeben wie Banken, Versicherungsunternehmen, Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater.

Ihre personenbezogenen Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen zufälliges und/oder unrechtmäßiges Zugreifen, Ändern oder Zerstören einschließlich der unbefugten Weitergabe oder Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten geschützt.

Zu diesen Maßnahmen gehören u. a. ordnungsgemäße Firewall-Einstellungen, angemessene Verschlüsselung von Telekommunikation und Nachrichten sowie die Verwendung von sicheren und überwachten Geräten und Serverräumen. Die Datensicherheit ist von besonderer Bedeutung, wenn Dritte (z. B. Subunternehmer für die Datenverarbeitung) bei der Bereitstellung und Implementierung von IT-Systemen und -Services eingebunden sind.

Die Anforderungen an die Datensicherheit werden bei der Zugriffsverwaltung von IT-Systemen und der Überwachung des Zugangs zu IT-Systemen ordnungsgemäß beachtet. Das Personal, das Ihre personenbezogenen Daten als Teil seiner Aufgaben verarbeitet, ist in Datenschutz- und Datensicherheitsfragen geschult und entsprechend instruiert.

Höchstens zehn (10) Jahre nach der letzten Geschäftstätigkeit, an der Sie beteiligt waren.

Darüber hinaus können wir gegebenenfalls die Aufbewahrungsfrist Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder internen Untersuchungen verlängern.

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, aber bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, um eine Geschäftsaktivität (wie einen Geschäftsvertrag) mit uns zu tätigen oder abzuschließen.