Data wejścia w życie: 1 maja 2020 r.

Celem niniejszej Informacji o ochronie danych kandydatów do pracy jest udostępnienie osobom ubiegającym się o pracę w naszej grupie spółek informacji dotyczących przetwarzania i ochrony ich danych osobowych. Niniejsza Informacja zawiera ogólny opis przetwarzania danych osobowych. Z tego względu szczegółowe informacje w niniejszym dokumencie mogą nie mieć zastosowania do niektórych poszczególnych przypadków. Zasadniczo przetwarzamy podstawowe dane osobowe kandydatów, np. dane kontaktowe oraz informacje o edukacji i doświadczeniu zawodowym, w celu przeprowadzenia rekrutacji. Do przetwarzania danych osobowych używamy technologii sztucznej inteligencji (SI).

NINIEJSZY DOKUMENT JEST TŁUMACZENIEM. W RAZIE JAKICHKOLWIEK ROZBIEŻNOŚCI ANGIELSKA WERSJA NINIEJSZEJ INFORMACJI POSIADA MOC ROZSTRZYGAJĄCĄ.

  • Podstawowe dane personalne;
  • Dane kontaktowe;
  • Zgoda przekazana nam przez kandydata;
  • Informacje na temat edukacji i szkoleń zawodowych;
  • Informacja o poprzednich miejscach zatrudnienia (jeśli kandydat był wcześniej zatrudniony);
  • Samoocena umiejętności wymaganych na danym stanowisku (np. IT, języki)
  • Podstawowe informacje i oczekiwania (np. pensja) w odniesieniu do danego stanowiska (w zależności od określonego przypadku);
  • Życiorys i podanie kandydata, ewentualnie nagranie wideo z rozmowy kwalifikacyjnej;
  • Dane techniczne (nazwa użytkownika i hasło);
  • Dane medycyny pracy w ograniczonym zakresie (wedle zastosowania);

Dodatkowo w przypadku kandydatów z USA:

Dodatkowo w przypadku kandydatów składających podanie na stanowisko w USA i/lub Kanadzie:

For the candidates to be hired to a job position in the US and/or Canada additionally also the following onboarding information:

Spółka Konecranes Plc (założona w Finlandii spółka matka w Grupie Konecranes) przyjmuje całkowitą odpowiedzialność i posiada najwyższą moc decyzyjną. Spółka Konecranes Global Corporation (założona w Finlandii) przyjmuje ograniczoną odpowiedzialność za scentralizowane systemy IT/aplikacje Grupy Konecranes (włączając podwykonawstwo) oraz za transgraniczne przekazywanie danych osobowych poza terytorium UE/EOG.

Można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: data.protection(at)konecranes.com

Opieramy się na trzech podstawach prawnych, zezwalających nam lub wymagających od nas przetwarzania danych osobowych kandydatów:

  • Zgoda przekazana nam przez kandydata;
  • Wypełnienie naszych obowiązków prawnych i wykonanie praw przysługujących kandydatom do pracy; oraz
  • Nasz prawnie uzasadniony interes polega na usprawnieniu procesów biznesowych związanych z rekrutacją, takich jak wstępna ocena potencjalnych kandydatów oraz zapewnienie niezbędnych zasobów IT wspierających proces rekrutacyjny.

Zasadniczo musimy przetwarzać dane osobowe kandydatów w celu umożliwienia i realizacji procesu rekrutacji (w tym usług wsparcia, np. w zakresie IT) personelu do Grupy Konecranes. Konecranes wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) przy przetwarzaniu danych osobowych i może także wykorzystywać dane osobowe do trenowania modeli lub systemów AI. Cele, do których szkolona jest AI, są jasno określone i ściśle ograniczone. W żadnych okolicznościach AI nie będzie szkolona do celów innych niż wyraźnie wymienione poniżej. Co istotne, dane osobowe kontrolowane przez Konecranes nigdy nie są wykorzystywane do szkolenia modeli lub systemów AI poza Konecranes. Oznacza to, że dane osobowe nie będą wykorzystywane do opracowywania ani ulepszania systemów AI podmiotów trzecich lub dostawców.

W szczególności wykorzystujemy dane osobowe kandydatów do następujących celów:

  1. Wstępna analiza potencjalnych kandydatów;
  2. Zarządzanie rekrutacją i talentami (w tym danymi i dokumentami);
  3. Raporty i analizy;
  4. Produkcja, zarządzanie, utrzymanie oraz badania i rozwój w zakresie procesów, usług IT i infrastruktury;
  5. Zarządzanie dostępem;
  6. Organizacja wydarzeń
  7. Wysyłanie biuletynów i wiadomości dotyczących ogłoszeń o pracę, aktualności z życia firmy, wydarzeń rekrutacyjnych i historii dotyczących kariery
  8. Archiwizacja nieaktywnych danych osobowych w zakresie innych celów wykorzystania i określonych przepisów dotyczących przechowywania;
  9. Wypełnianie i/lub obrona praw i obowiązków pracodawcy;
  10. Zapewnienie spójności środowiska biznesowego i procesów w Grupie KC (w tym monitorowanie systemów/bezpieczeństwa na potrzeby zapobiegania przypadkom niewłaściwego użycia lub analizy takich przypadków).

Jeśli istnieje wstępnie określony wymóg (np. dotyczący edukacji, umiejętności itp.) dla danego procesu rekrutacyjnego/stanowiska, kandydat może zostać automatycznie sklasyfikowany w oparciu o taki wymóg. Na przykład, kandydaci bez wymaganej edukacji mogą zostać automatycznie odrzuceni w ramach procesu rekrutacyjnego. Ta kategoryzacja może mieć istotne konsekwencje dla kandydata, ponieważ może on zostać zdyskwalifikowany w ramach selekcji na stanowisko, o które się ubiega.

Nasze wykorzystanie danych osobowych kandydatów umożliwia i wspiera sprawiedliwe i efektywne rozpatrzenie podań kandydatów. Ponadto w przypadku pozytywnego wyniku rekrutacji przetwarzanie danych osobowych kandydatów zapewnia im korzyści wynikające z zatrudnienia (np. wynagrodzenie), zawodowe (np. doświadczenie zawodowe i szkolenia) i społeczne (np. interakcje i współpraca z innymi pracownikami).

Kandydat ma zawsze prawo:

  • Cofnąć zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych osobowych kandydata; oraz
  • Sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych na podstawie naszych uzasadnionych interesów;

Ponadto w każdym momencie kandydat ma prawo do:

  • Uzyskania dostępu do swoich danych osobowych;
  • Weryfikacji poprawności swoich danych osobowych;
  • Uzupełnienia, modyfikacji lub usunięcia swoich niekompletnych, nieprawidłowych lub przedawnionych danych osobowych na własną prośbę; oraz
  • Ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych okolicznościach;
  • Bycia zapomnianym przez nas w określonych okolicznościach;
  • Otrzymania swoich danych osobowych, które zostały nam przekazane, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie do odczytu komputerowego oraz prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody udzielonej nam przez kandydata; oraz
  • Złożenia skargi przed organem nadzorczym.

Kandydat może oczekiwać wypełnienia powyższych praw, wysyłając do nas wiadomość e-mail na adres data.protection(a)konecranes.com lub wypełniając formularz w

Zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych przeprowadziliśmy wnikliwą analizę czynników ryzyka mogących wynikać z naszego przetwarzania danych kandydatów dla praw i swobód kandydatów.

Podobnie jak w każdym przetwarzaniu danych, również w naszym przypadku mogą wystąpić czynniki ryzyka dotyczące przede wszystkim

  • poziomu poufności danych osobowych;
  • ogólnych kwestii bezpieczeństwa danych; oraz
  • niemożności uzyskania dostępu do naszych systemów i usług.

Ustalono jednak, że czynniki te mają niskie ryzyko, a ich wystąpienie jest mało prawdopodobne. Ponadto czynnie ograniczamy te czynniki ryzyka m.in. poprzez:

  • regularne szkolenia naszego personelu kadrowego i przetwarzającego dane;
  • udostępnianie i opracowywanie szczegółowych instrukcji; oraz
  • wdrażanie i doskonalenie naszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych.

Pozyskujemy dane osobowe kandydatów:

  • bezpośrednio od kandydatów;
  • od poprzednich pracodawców kandydatów;
  • od innych pracowników Konecranes (np. personelu wspierającego pracę działu HR); lub
  • z zewnętrznych zasobów wspierających procesy biznesowe Konecranes (np. osób prowadzących rekrutację); oraz
  • ze źródeł publicznych.

Tak, w zależności od poszczególnych przypadków możemy przekazywać dane osobowe kandydatów poza terytorium UE/EOG w obrębie naszej grupy spółek, ale również do naszych zewnętrznych partnerów biznesowych, którzy świadczą usługi na naszą rzecz.

Dane osobowe kandydatów mogą być przekazywane do następujących krajów w celu przetwarzania:

Współpracujemy z rzetelnymi podwykonawcami świadczącymi na naszą rzecz m.in. usługi IT lub usługi rekrutacyjne w celu umożliwienia nam przetwarzania danych osobowych – usługi te obejmują m.in. różne rodzaje infrastruktury, oprogramowanie i aplikacje wykorzystywane rutynowo w przetwarzaniu danych kontaktowych w obrębie globalnych grup spółek.

 

 

Nie ujawniamy danych kandydatów w trybie poza naszą skuteczną kontrolą, o ile nie wymagają tego przepisy prawa w przypadku, gdy ujawnienia danych zażąda od nas sąd, policja lub inny organ ścigania.

Ponadto dane kandydatów mogą zostać ujawnione w ograniczonym zakresie naszym zaufanym partnerom biznesowym takie jak banki, firmy ubezpieczeniowe, audytorzy i doradcy prawni.

Dane osobowe kandydatów są chronione za pomocą środków technicznych i organizacyjnych przed przypadkowym i/lub niezgodnym z prawem ujawnieniem, dostępem, zmianą, zniszczeniem lub innym rodzajem przetwarzania, w tym przed nieuprawnionym ujawnieniem lub przekazaniem.

Środki te obejmują m.in. prawidłowe ustawienia zapory firewall, prawidłowe szyfrowanie telekomunikacji i wiadomości, a także wykorzystanie bezpiecznego i monitorowanego sprzętu i serwerowni. Bezpieczeństwo danych jest szczególnie istotną kwestią, gdy strony trzecie (np. podwykonawcy przetwarzający dane) dostarczają nam i wdrażają systemy i usługi IT.

Wymogi w zakresie bezpieczeństwa danych są sumiennie przestrzegane w zarządzaniu dostępem do systemów IT i monitorowaniu dostępu do systemów IT. Personal przetwarzający dane osobowe kandydatów w ramach swych obowiązków jest odpowiednio przeszkolony i poinstruowany w zakresie ochrony danych i zagadnień bezpieczeństwa danych.

Nie dłużej niż dwanaście (12) miesięcy („Ogólny okres przechowywania”) od:

1) Decyzji o rekrutacji (w odniesieniu do konkretnego procesu rekrutacyjnego/stanowiska); LUB
2) Pozyskania danych kandydata w przypadku ogólnej rekrutacji;


o ile inaczej nie wymaga lub nie zezwala:

 

1) Obowiązujący przepis prawny;
LUB
2) Zgoda udzielona przez kandydata.

Okres przechowywania danych kandydata może zostać przedłużony w związku ze zgłoszeniem, dochodzeniem lub odpieraniem roszczenia prawnego lub w związku z przeprowadzaniem przez Grupę wewnętrznego dochodzenia.

Wyjątki od powyższego mają zastosowanie w Kanadzie, Finlandii, Niemczech i USA, jak określono poniżej.

Kandydat udostępnia swoje dane osobowe dobrowolnie, lecz są one konieczne do realizacji procesu rekrutacyjnego i ewentualnego zawarcia z nami umowy o pracę.